Pembuatan faktur dengan benar dapat menjadi sebuah tantangan, terutama bagi pemilik usaha kecil yang sudah kehabisan tenaga. Mungkin Anda bekerja sebagai perusahaan berbadan hukum, pekerja lepas, kontraktor independen, kemitraan, atau kepemilikan perseorangan. Apa pun Anda, faktur adalah satu-satunya cara untuk memastikan Anda dibayar dan dibayar selalu perbarui catatan Anda.
Dengan e-faktur menikmati a perkiraan tingkat pertumbuhan 80% dan perkiraan menunjukkan bahwa jumlahnya akan mencapai hampir $25 juta pada tahun 2027, inilah saatnya untuk menyederhanakan proses Anda untuk menghindari kesalahan yang merugikan. Kami telah menyusun daftar kesalahan faktur yang paling sering dilakukan dan memberikan solusi pada masing-masing kesalahan tersebut.
6 Kesalahan Faktur yang Harus Dihindari
Tahukah Anda hal itu berakhir 60% dari keterlambatan pembayaran Apakah karena kesalahan faktur? Ikuti saran ini untuk memastikan bisnis kecil Anda tidak menjadi bagian dari statistik yang menyedihkan ini.
Lupa Faktur
Anehnya, gagal membuat faktur sama sekali adalah salah satu kesalahan paling umum yang dilakukan pemilik usaha kecil. Hal ini mungkin terjadi karena Anda sudah terlalu banyak mengelola atau karena Anda secara aktif menghindari tugas tersebut. Terlepas dari itu, hal ini merupakan hambatan serius bagi arus kas yang sehat.
Perbaiki masalah ini dengan menciptakan kebiasaan membuat faktur. Ide terbaiknya adalah menangani akun tersebut saat proyek berakhir atau segera setelah penjualan atau layanan selesai, meskipun syarat pembayarannya bukan COD.
Kesalahan Perhitungan
Kesalahan umum lainnya dalam pembuatan faktur adalah kesalahan saat menghitung jumlah total yang harus dibayar. Hal ini dapat dimengerti jika Anda mempertimbangkan bahwa Anda berurusan dengan banyak item, kemungkinan diskon, dan pajak, namun hal ini tetap tidak dapat diterima.
Periksa jumlah total Anda setidaknya tiga kali, mintalah orang lain melakukannya, dan jangan mencoba menghitung jumlah tersebut di kepala Anda. Jika sesuai anggaran Anda, ada baiknya mempekerjakan seorang pemegang buku untuk membantu Anda.
Perincian Produk dan Layanan yang Salah
Kesalahan lain yang akan terjadi merusak reputasi merek Anda adalah perincian yang salah. Data yang tepat di bagian faktur ini adalah kuncinya karena data ini memberi tahu klien Anda alasan mereka membayar sebagaimana mestinya. Disarankan agar Anda selalu menyertakan setiap produk atau layanan dengan informasi mengenai biaya, kuantitas, dan tarif, serta hal lain yang mungkin berlaku.
Solusi yang baik untuk masalah ini dapat menggunakan perangkat lunak faktur atau merinci setiap item sesuai pesanan. Mengotomatiskan proses dapat menghemat waktu Anda, dan memastikan semua detail sudah benar akan membuat pembayaran lebih mudah dikumpulkan.
Menghilangkan Tanggal Jatuh Tempo Pembayaran
Jika klien Anda tidak tahu kapan mereka harus membayar, siapa yang dapat menyalahkan mereka karena terlambat membayar? Hal ini dapat merugikan Anda, jadi pastikan informasi ini tercantum dengan jelas dalam sistem faktur apa pun yang Anda gunakan. Ingatlah juga bahwa jika pelanggan Anda tidak mengetahui tanggal pembayaran terakhir, Anda tidak diperbolehkan membebankan biaya tambahan kepada mereka untuk pelunasan yang telah jatuh tempo.
Atasi masalah ini dengan mencetak tebal atau miring pada bagian Ketentuan Pembayaran pada faktur Anda. Ini akan membantu Anda mengingat untuk memeriksa ulang.
Kebijakan Pembayaran yang Tidak Jelas
Kesalahan ini tidak hanya akan membuat Anda terlihat seperti pebisnis kelas dua. Hal ini juga dapat mengakibatkan tindakan hukum. Anda membuka diri terhadap tuntutan hukum jika Anda belum memperjelas kebijakan pembayaran dan pengembalian dana Anda. Sangat penting bagi Anda untuk menyertakan data ini pada semua faktur, bahkan pada laporan berulang kepada pelanggan tetap.
Solusi terbaik di sini adalah dengan memanfaatkan a templat faktur gratis yang dapat Anda sesuaikan untuk setiap klien atau proyek. Anda dapat memasukkan informasi ini ke dalam template agar selalu muncul dan tidak terlupa secara tidak sengaja. Kebijakan pembayaran cenderung tidak sering berubah, sehingga setelah ditetapkan, kebijakan tersebut akan tetap berlaku untuk setiap proses penagihan.
Mengirim Faktur ke Klien yang Salah
Jika salah satu pelanggan Anda menerima faktur yang ditujukan untuk klien lain, hal itu akan membuat merek Anda terlihat amatir dan paling buruk tidak kompeten. Anda juga dapat mendiskon item tertentu untuk klien tertentu, dan jika seseorang menerima faktur yang didiskon, mereka mungkin mempertanyakan mengapa mereka tidak membayar harga yang sama.
Periksa dua kali dan tiga kali semua informasi pada faktur Anda sebelum Anda mengirimkannya. Ini termasuk nama perusahaan, logo, informasi kontak, dan item atau layanan yang Anda berikan. Sebaiknya minta orang lain memeriksa semua data ini setelah membuat faktur, terutama jika Anda melakukannya secara manual. Sepasang mata yang segar mungkin akan menangkap kesalahan yang Anda lewatkan.
Faktur yang Tepat Itu Penting
Apakah Anda bersalah atas kesalahan-kesalahan ini? Mulailah menerapkan solusi ini, dan Anda pasti akan melihat hasil positif. Mungkin memerlukan sedikit waktu dan energi pada awalnya, namun setelah Anda membuat sistem faktur yang berfungsi, Anda akan mendapati keseluruhan prosesnya jauh lebih mudah.
Anda bahkan mungkin sampai pada titik di mana Anda tidak lagi takut membuat faktur. Ketika Anda memahami bagaimana segala sesuatunya berjalan, bagaimana hal-hal tersebut bisa menjadi salah, dan apa yang dapat Anda lakukan untuk memastikan hal-hal tersebut tidak terjadi, hal-hal tersebut tidak akan tampak seperti sebuah tugas yang berat.
Praktik pembuatan faktur yang tepat juga akan memastikan bahwa pelanggan Anda mendapatkan pengalaman yang baik saat membeli dari Anda. Hal ini dapat mendorong retensi dan loyalitas pelanggan, jadi sebaiknya luangkan waktu untuk memperbaiki kesalahan faktur yang Anda buat.
– Iklan –